Внедрение Битрикс24

Интеграция whatsapp c Битрикс24

Внедрение Битрикс24 для торговой компании "Три орешка"

Интеграция Битрикс24 с интернет магазином и whatsapp

О компании

Один из крупнейших поставщиков фасованных орехов и сухофруктов в России. Выпускают продукцию под собственным брендом. Осуществляют оптовые поставки своей продукции по всей стране.

Помимо классической системы продаж компания активно развивает e-commerce торговлю, в компании уже запущен интернет-магазин, также осуществляются продажи на популярных маркетплейсах.

Развит логистический департамент. Налажена оптовая доставка по всей стране, также в компании работает собственная курьерская служба, для доставки интернет заказов в черте города.

Оптовые продажи
Продажи через дистрибьюторов и в федеральные сети
E-commerce
Продажи через интернет-магазин и на маркетплейсах
Логистика
Поставки по всей стране, также доставка по городу своими курьерами
О проекте

Цели и задачи проекта

Все заказы, поступающие из интернет-магазина, мессенджеров, по телефону и с маркетплейсов, должны собираться в одном месте и распределяться по менеджерам. Важно иметь четкое представление о статусе каждого заказа, знать ответственного менеджера и департамент, который в данный момент работает с заказом. В зависимости от статуса заказа, с ним могут работать разные отделы: склад занимается сборкой, логистика сопровождает на этапах доставки и отгрузки, бухгалтерия формирует документы, а менеджер отслеживает все этапы выполнения заказа

Необходимо упростить и ускорить обмен информацией между отделами, так как в настоящее время слишком много времени тратится на обсуждение задач в мессенджерах. Это касается вопросов, связанных с заказами, клиентами, транспортными компаниями и другими подрядчиками. Важно сократить временные затраты на заполнение и сдачу отчетов, постановку задач, а также на отслеживание их статусов, качества и сроков выполнения.

Необходимо обеспечить защиту данных по клиентам и сделкам, чтобы предотвратить возможность их выгрузки или удаления сотрудниками. В случае увольнения сотрудника важно, чтобы у клиентов оставались контакты компании, а не личные контакты сотрудников.

Необходима система для оценки качества работы логистических компаний и собственных курьеров. Оценка должна учитывать такие параметры, как соблюдение сроков выполнения, качество сервиса, вежливость и исполнительность.

Необходима автоматическая система постановки регулярных задач и формирования отчетов по их выполнению. Это касается задач для маркетологов, сотрудников склада, логистов, менеджеров и других сотрудников.

Управление продажами

Необходимость систематизировать работу с оптовыми и розничными заказами. Собирать все заказы в одном месте, отслеживать статус каждого заказа, разграничить работу менеджеров

Увеличение производительности

Повысить исполнительскую дисциплину при работе с задачами, сократить время на общение в мессенджерах, ускорить передачу информации между отделами

Повысить безопасность данных

Защитить клиентскую базу от краж, удаления

Система оценки качества

Упростить выбор транспортной компании через единую систему оценки, автоматизировать оценку качества работы собственной курьерской службы

Этапы реализации проекта

Сбор требований заказчика
Аудит бизнес-процессов и существующей it-инфраструктуры
Проектирование бизнес-процессов и написание технического задания
Интеграция Битрикс24 с интернет-магазином, whatsapp, ВК
Настройка crm Битрикс24 и запуск минимально настроенной системы Битрикс24
Обучение и адаптация сотрудников при работе в Битрикс24.CRM
Полная настройка Битрикс24 с автоматизацией всей компании
Обучение и адаптация сотрудников при полностью настроенном Битрикс24
Осуществление технической поддержки

Самое важное выстроенные бизнес-процессы, если процессы не выстроены, попытка автоматизировать хаос, приведет к ещё большему хаосу. Поэтому нашу работу мы всегда начинаем с аудита и проектирования бизнес-процессов. После того как процессы спроектированы, пишется Техническое задание для интеграторов и программистов

Первый запуск Битрикс24 производится с минимально рабочими настройками, для того, чтобы самые важные данные начали попадать в Битрикс24 в кратчайшие сроки

После запуска минимально рабочей системы производится полная настройка Битрикс24 согласно спроектированным бизнес-процессам и технического задания

Проект бизнес-процессов

Ключевые решения и функции

Битрикс24 CRM

Мы провели интеграцию интернет-магазина, WhatsApp, ВКонтакте и телефонии с Битрикс24, чтобы собрать все заказы в одном месте. Теперь заказы из этих источников автоматически попадают в единую базу, что помогает избежать путаницы и дает всем доступ к актуальной информации.

Мы настроили автоматическое распределение заказов между менеджерами с учетом их специализации: менеджеры по опту получают оптовые заказы, а менеджеры по рознице — розничные. Это помогает равномерно распределять работу и повышает эффективность команды.

Кроме того, мы сделали так, чтобы можно было легко отслеживать статус каждого заказа. Результаты работы любого отдела автоматически добавляются в сделку, поэтому менеджер всегда знает, в каком статусе находится заказ и какой отдел сейчас над ним работает. Это улучшает взаимодействие между отделами и делает работу более прозрачной.

Воронка в Битрикс24

Битрикс24 Совместная работа

Хоть мы и автоматизировали процесс передачи данных, полностью исключить общение невозможно. Бывают ситуации, когда необходимо задать нестандартный вопрос или обсудить детали. Для этого мы подключили и обучили сотрудников пользоваться инструментом "Совместная работа".

Все общение происходит внутри встроенного в Битрикс24 мессенджера, что позволяет быстро обмениваться сообщениями и файлами без необходимости переключаться на другие приложения. Это упрощает коммуникацию и делает ее более эффективной.

Кроме того, инструмент "Совместная работа" позволяет создавать групповые чаты и видеоконференции, что особенно полезно для обсуждения проектов и принятия коллективных решений. Таким образом, мы обеспечили удобное и продуктивное взаимодействие между сотрудниками, что способствует более слаженной работе команды.

Чат в Битрикс24

Битрикс24 Задачи и проекты

Мы настроили автопостановку задач в инструменте "Задачи и проекты" Битрикс24, чтобы повысить эффективность и организованность работы. На определенных этапах, где заранее известно, что необходимо сделать, задачи автоматически назначаются соответствующим сотрудникам. Каждая задача содержит конкретное описание действий и сроки выполнения, что помогает избежать забывчивости и упрощает работу, особенно для новых сотрудников.

Этот подход позволяет нам ничего не упустить из виду и обеспечивает четкое выполнение всех необходимых шагов. В конце дня автоматически формируется отчет, показывающий, над какими задачами работал сотрудник и сколько времени он потратил на их выполнение. Это дает руководителям возможность легко отслеживать качество и скорость выполнения задач, а также соблюдение сроков, что способствует более эффективному управлению командой и проектами.

Задачи в Битрикс24

Битрикс24 Бизнес-процессы

Мы внедрили бизнес-процессы в связке со смарт-процессами в Битрикс24 для оптимизации передачи данных между департаментами. Теперь, когда менеджер переводит сделку на определенный этап, соответствующая информация автоматически передается в нужный отдел. Например, склад получает только ту информацию, которая необходима для работы с товаром, без лишних данных о клиенте или стоимости.

После выполнения своих задач, склад передает информацию логисту, и статус сделки обновляется, отражая текущий этап. Логист получает все необходимые параметры груза и может организовать транспортировку, выбирая подходящую транспортную компанию и дату погрузки. Эти данные автоматически отображаются в календаре склада.

Когда груз готов к отправке, логист отслеживает процесс до момента выгрузки товара у заказчика и получения всех необходимых документов от транспортной компании. Только после этого логист завершает процесс, а менеджер имеет возможность отслеживать все этапы сделки в режиме реального времени. Такая автоматизация позволяет улучшить взаимодействие между отделами, минимизировать ошибки и повысить общую эффективность работы.

Бизнес-процессы в Битрикс24

Битрикс24 Смарт-процессы и цифровые рабочие пространства

Мы внедрили цифровые рабочие пространства для каждого департамента, включая склад, логистов, курьерскую службу и бухгалтерию. Это позволяет каждому отделу работать в своем цифровом пространстве, не пересекаясь с другими и не имея доступа к данным других отделов. Такой подход обеспечивает безопасность данных и освобождает сотрудников от лишней информации, что способствует более сосредоточенной и эффективной работе.

Кроме того, мы разработали смарт-процессы для различных задач, таких как подсчет производительности бригад на складе, оценка рейтинга поставщиков, транспортных компаний и курьеров, а также ведение списков возвратов. Эти процессы помогают автоматизировать рутинные задачи, предоставляя актуальную информацию для принятия обоснованных решений и улучшения общей производительности компании.

Смарт-процессы в Битрикс24

Интеграция Битрикс24 с WhatsApp

Мы интегрировали WhatsApp с Битрикс24, что позволило значительно упростить и улучшить процесс взаимодействия с клиентами. Теперь вся переписка с клиентами через WhatsApp автоматически сохраняется в Битрикс24, обеспечивая полный доступ к истории общения.

При каждом новом обращении клиента через WhatsApp автоматически создается сделка, что позволяет менеджерам сразу приступить к работе с запросом. Менеджеры могут получать сообщения и отвечать на них непосредственно из интерфейса Битрикс24, работая в одном окне. Это не только экономит время, но и повышает эффективность работы, обеспечивая более быстрое и качественное обслуживание клиентов.

Whatsapp в Битрикс24

Интеграция с Битрикс24 с сайтом и интернет-магазином

Мы интегрировали интернет-магазин с Битрикс24, что позволило автоматизировать и упростить процесс обработки заявок. Теперь все заявки, оставленные в интернет-магазине, мгновенно попадают в Битрикс24. Вся информация из корзины, включая данные о клиенте и товарах, автоматически передается в систему.

Кроме того, товары в интернет-магазине синхронизированы с товарами в Битрикс24. Это означает, что при создании нового товара в интернет-магазине он автоматически создается и в Битрикс24. Также статусы заказов из Битрикс24 передаются обратно в интернет-магазин, что позволяет клиентам в любой момент видеть актуальный статус своего заказа. Такая интеграция обеспечивает актуальность данных, минимизирует ручной ввод и снижает вероятность ошибок, что способствует более эффективному управлению продажами и складскими запасами, а также улучшает клиентский опыт.

Интеграция сайта с Битрикс24

Обучение

Разработали регламент по работе в Битрикс24. Время обработки сделок и выполнения задач, какие данные и на каком этапе должны быть внесены и т.п.

Записали видеоуроки по использованию Битрикс24. Как создавать сделки, как ставить задачи, как закрывать сделки и задачи, как создаются процессы в отделах, как одни процессы влияют на другие и так далее

Адаптация

На старте работы в Битрикс24 неопытные сотрудники испытывают трудности при работе в системе. Мы всегда остаемся на связи и помогает по всем возникающим вопросам

В течении первого месяца на еженедельной основе отслеживаем - как сотрудники работают в Битрикс24, все ли заносят, правильно ли закрывают сделки и задачи

Результат внедрения

Теперь все заявки поступают в единую систему, независимо от того, где клиент оформил заказ: в интернет-магазине, через мессенджер или по телефону. Это обеспечивает централизованное управление и исключает возможность потери заказов.

Оптовые и розничные заказы четко разделены. Менеджеры по оптовым продажам видят только свои заказы, а менеджеры розницы — только свои. Это позволяет избежать путаницы и сосредоточиться на специфике каждого типа заказов.

Все данные о клиентах и заказах надежно защищены. Сотрудники не имеют возможности удалить информацию о клиентах и сделках, что гарантирует сохранность и целостность данных.

Процессы полностью оцифрованы. Менеджер может в один клик передать заказ на склад. После сборки заказа складом, информация автоматически передается логисту для подготовки транспорта. Логист отслеживает все этапы доставки, а менеджер получает актуальную информацию о статусе сделки. Все заинтересованные сотрудники всегда в курсе, на каком этапе находится каждый заказ и какой отдел с ним работает.

Курьерская служба также оцифрована. В Битрикс24 сохраняется информация о том, какой курьер работает над каким заказом, что позволяет формировать рейтинг курьеров и улучшать качество их работы.

Исполнительская дисциплина значительно повышена. На всех ключевых этапах автоматически создаются задачи с четкими сроками выполнения, что позволяет легко контролировать их выполнение и качество.

Временные затраты на внутреннюю переписку в мессенджерах сокращены. Менеджеры больше не тратят время на обсуждение однотипных задач, так как вся внутрикорпоративная переписка перенесена в Битрикс24.

Выбор транспортных компаний стал проще благодаря созданию рейтинга логистических компаний в Битрикс24. Теперь логисту гораздо легче выбрать подходящую транспортную компанию.

Качество работы с возвратами улучшено. В Битрикс24 настроен учет возвратов как от клиентов, так и поставщикам. Информация о возвратах добавляется к заказу, что упрощает их обработку и учет.

Планирование работы склада стало более эффективным. Склад заранее знает о предстоящих поставках и объемах отгрузок, что позволяет оптимально распределять ресурсы и время.

Карточка сделки в Битрикс24
Процессы склада в Битрикс24
Курьерская доставка в Битрикс24

Заказать бесплатную консультацию от нашего эксперта

Управление продажами

AmoCRM

Битрикс24

MyWork

Wazzup

UIS

Mango

Sipuni

ProfitBase

F5

Wahelp

Мы получили Вашу заявку
Ошибка! Заявка не отправлена!