О компании
Один из крупнейших поставщиков фасованных орехов и сухофруктов в России. Выпускают продукцию под собственным брендом. Осуществляют оптовые поставки своей продукции по всей стране.
Помимо классической системы продаж компания активно развивает e-commerce торговлю, в компании уже запущен интернет-магазин, также осуществляются продажи на популярных маркетплейсах.
Развит логистический департамент. Налажена оптовая доставка по всей стране, также в компании работает собственная курьерская служба, для доставки интернет заказов в черте города.

Цели и задачи проекта
Все заказы, поступающие из интернет-магазина, мессенджеров, по телефону и с маркетплейсов, должны собираться в одном месте и распределяться по менеджерам. Важно иметь четкое представление о статусе каждого заказа, знать ответственного менеджера и департамент, который в данный момент работает с заказом. В зависимости от статуса заказа, с ним могут работать разные отделы: склад занимается сборкой, логистика сопровождает на этапах доставки и отгрузки, бухгалтерия формирует документы, а менеджер отслеживает все этапы выполнения заказа
Необходимо упростить и ускорить обмен информацией между отделами, так как в настоящее время слишком много времени тратится на обсуждение задач в мессенджерах. Это касается вопросов, связанных с заказами, клиентами, транспортными компаниями и другими подрядчиками. Важно сократить временные затраты на заполнение и сдачу отчетов, постановку задач, а также на отслеживание их статусов, качества и сроков выполнения.
Необходимо обеспечить защиту данных по клиентам и сделкам, чтобы предотвратить возможность их выгрузки или удаления сотрудниками. В случае увольнения сотрудника важно, чтобы у клиентов оставались контакты компании, а не личные контакты сотрудников.
Необходима система для оценки качества работы логистических компаний и собственных курьеров. Оценка должна учитывать такие параметры, как соблюдение сроков выполнения, качество сервиса, вежливость и исполнительность.
Необходима автоматическая система постановки регулярных задач и формирования отчетов по их выполнению. Это касается задач для маркетологов, сотрудников склада, логистов, менеджеров и других сотрудников.
Управление продажами
Необходимость систематизировать работу с оптовыми и розничными заказами. Собирать все заказы в одном месте, отслеживать статус каждого заказа, разграничить работу менеджеров
Увеличение производительности
Повысить исполнительскую дисциплину при работе с задачами, сократить время на общение в мессенджерах, ускорить передачу информации между отделами
Повысить безопасность данных
Защитить клиентскую базу от краж, удаления
Система оценки качества
Упростить выбор транспортной компании через единую систему оценки, автоматизировать оценку качества работы собственной курьерской службы
Этапы реализации проекта
Самое важное выстроенные бизнес-процессы, если процессы не выстроены, попытка автоматизировать хаос, приведет к ещё большему хаосу. Поэтому нашу работу мы всегда начинаем с аудита и проектирования бизнес-процессов. После того как процессы спроектированы, пишется Техническое задание для интеграторов и программистов
Первый запуск Битрикс24 производится с минимально рабочими настройками, для того, чтобы самые важные данные начали попадать в Битрикс24 в кратчайшие сроки
После запуска минимально рабочей системы производится полная настройка Битрикс24 согласно спроектированным бизнес-процессам и технического задания

Ключевые решения и функции
Обучение
Разработали регламент по работе в Битрикс24. Время обработки сделок и выполнения задач, какие данные и на каком этапе должны быть внесены и т.п.
Записали видеоуроки по использованию Битрикс24. Как создавать сделки, как ставить задачи, как закрывать сделки и задачи, как создаются процессы в отделах, как одни процессы влияют на другие и так далее
Адаптация
На старте работы в Битрикс24 неопытные сотрудники испытывают трудности при работе в системе. Мы всегда остаемся на связи и помогает по всем возникающим вопросам
В течении первого месяца на еженедельной основе отслеживаем - как сотрудники работают в Битрикс24, все ли заносят, правильно ли закрывают сделки и задачи
Результат внедрения
Теперь все заявки поступают в единую систему, независимо от того, где клиент оформил заказ: в интернет-магазине, через мессенджер или по телефону. Это обеспечивает централизованное управление и исключает возможность потери заказов.
Оптовые и розничные заказы четко разделены. Менеджеры по оптовым продажам видят только свои заказы, а менеджеры розницы — только свои. Это позволяет избежать путаницы и сосредоточиться на специфике каждого типа заказов.
Все данные о клиентах и заказах надежно защищены. Сотрудники не имеют возможности удалить информацию о клиентах и сделках, что гарантирует сохранность и целостность данных.
Процессы полностью оцифрованы. Менеджер может в один клик передать заказ на склад. После сборки заказа складом, информация автоматически передается логисту для подготовки транспорта. Логист отслеживает все этапы доставки, а менеджер получает актуальную информацию о статусе сделки. Все заинтересованные сотрудники всегда в курсе, на каком этапе находится каждый заказ и какой отдел с ним работает.
Курьерская служба также оцифрована. В Битрикс24 сохраняется информация о том, какой курьер работает над каким заказом, что позволяет формировать рейтинг курьеров и улучшать качество их работы.
Исполнительская дисциплина значительно повышена. На всех ключевых этапах автоматически создаются задачи с четкими сроками выполнения, что позволяет легко контролировать их выполнение и качество.
Временные затраты на внутреннюю переписку в мессенджерах сокращены. Менеджеры больше не тратят время на обсуждение однотипных задач, так как вся внутрикорпоративная переписка перенесена в Битрикс24.
Выбор транспортных компаний стал проще благодаря созданию рейтинга логистических компаний в Битрикс24. Теперь логисту гораздо легче выбрать подходящую транспортную компанию.
Качество работы с возвратами улучшено. В Битрикс24 настроен учет возвратов как от клиентов, так и поставщикам. Информация о возвратах добавляется к заказу, что упрощает их обработку и учет.
Планирование работы склада стало более эффективным. Склад заранее знает о предстоящих поставках и объемах отгрузок, что позволяет оптимально распределять ресурсы и время.


